Dépôt de documents au greffe du tribunal de commerce

Dans notre numéro 283, nous avons attiré votre attention sur une nouvelle pratique des tribunaux de l’entreprise (anciennement dits du commerce):

« Pour toute modification de la composition du conseil d’administration, il est obligatoire de procéder à une publication aux annexes du Moniteur belge au moyen des formulaires I et II. Ceux-ci doivent être accompagnés d’une copie originale du PV de l’assemblée générale actant les modifications.

Désormais, le greffe du Tribunal de l’Entreprise exige que la copie du PV soit signée par tous les administrateurs entrants et sortants, faute de quoi la demande est renvoyée à l’expéditeur et les publications non réalisées…

Interrogé par nos soins, le greffe nous précise que cette obligation découle de nouvelles instructions reçues par leurs services.

Veillez donc bien à faire signer vos PV d’AG, au moins par les administrateurs entrants. Et si, comme nous, vous êtes dans l’impossibilité de faire signer votre PV par les administrateurs sortants, sachez que d’autres alternatives sont possibles : soit joindre une copie du mail de démission des administrateurs, soit joindre une attestation sur l’honneur signée par le Président ».

Nous avons connaissance que le tribunal de l’entreprise précise et tend à désormais instituer ces nouvelles exigences.

Le code des sociétés et associations (CSA) impose aux ASBL le dépôt de divers documents à verser au dossier tenu au greffe du tribunal de l’entreprise. En résumé, doivent être déposés les documents reprenant les informations
suivantes :

• Les statuts ainsi que leurs éventuelles modifications ;
• Les décisions relatives à la nomination ou la cessation de fonction des administrateurs, des personnes
  habilités à représenter l’association, des personnes en charge de la gestion journalière, des éventuels
  liquidateurs, commissaires ou représentants permanents ;
• Les comptes annuels pour les petites asbl.

Par rapport à la loi du 27 juin 1921, le CSA apporte un changement en imposant non seulement la publication au Moniteur par extraits, mais également le dépôt au greffe d’un extrait de la décision relatant la nomination ou la cessation de la fonction des personnes énumérées ci-dessus. Ainsi, par exemple, pour la nomination d’un administrateur d’une ASBL, l’extrait doit indiquer le nom, prénom(s), domicile de la personne nommée
administrateur, ou lorsqu’il s’agit de personnes morales, leur dénomination, forme légale, numéro d’entreprise et siège. Lorsqu’une personne morale est nommée comme administrateur, les règles de publicité en matière de désignation et de cessation du mandat de la personne morale s’appliquent également au représentant permanent de celle-ci.

Tout le monde connait le formulaire I et le formulaire II, avec leurs volets A, B et C, destinés au Moniteur (formulaire I, volet B) ou à la Banque-Carrefour (formulaire I et II, volet C). Les remplir correctement est devenu une gageure pour un débutant. Cela ne va pas s’arranger. En effet, les règles se sont compliquées car, trop de personnes, par erreur ou volonté de fraude, ont déposé des statuts ou des décisions qui se sont avérées inexact(e)s. Aussi, les présidents des différents tribunaux de l’entreprise du pays ont pris des initiatives en vue d’assurer un contrôle de la véracité des documents déposés. Ces initiatives ont été prises en ordre dispersés dans un premier temps, ce qui avait fortement étonné plusieurs de nos affiliés ce dernier été. En décembre 2019, les présidents des tribunaux se sont mis d’accord sur des mesures communes. Celles-ci ont fait l’objet le 20 décembre 2019 d’une note de service n°1bis/2019 à l’initiative du tribunal de l’entreprise francophone de Bruxelles. On annonce sous peu une circulaire ministérielle qui reprendrait les mesures aujourd’hui contenues dans cette note de service.

Résumé des nouvelles exigences

Partant du constat que le dépôt de documents papiers au greffe donne régulièrement aux usagers l’occasion de frauder et que les preuves de paiement papier jointes au dépôt s’avèrent parfois être des faux, les présidents des tribunaux se sont attaqués à la question de l’identification de la personne qui accomplit la démarche.

Ils ont donc décidé d’imposer une série de nouvelles procédures :

• Dorénavant, un document attestant de l’identité de la personne qui a accompli la démarche ainsi qu’une
  copie recto/verso de la carte d’identité doivent être joints aux documents faisant l’objet d’un dépôt. Le
  modèle d’attestation à utiliser est mis à disposition sur le site internet du greffe (https://www.rechtbanken-tribunaux.be).
• Pour les décisions à publier au Moniteur, il est demandé de produire un extrait signé du procès-verbal de
  l’organe d’administration ou de l’assemblée générale actant la décision. Cet extrait doit être signé par les
  personnes qui disposent du pouvoir de représenter l’association ou la fondation.
• En cas de changement d’administrateur, les documents suivants doivent être joints au dépôt :
  • En cas de démission ou révocation d’un administrateur : une copie recto/verso de la carte
    d’identité de celui-ci. Si ce document ne peut être produit, il convient d’en expliquer la raison
    (révocation, etc.) en produisant un document signé ;
  • En cas de nomination d’un administrateur : une copie recto/verso de la carte d’identité de
    l’administrateur nommé ;
  • Dans tous les cas : une copie paraphée et signée sur la dernière page du PV par toutes les personnes
    concernées par les démissions, révocations et nominations. En cas d’impossibilité d’obtenir ce
    document, il convient d’en expliquer la raison en produisant un document signé.

Utilisation des formulaires I et II

Pour la signature du ou des formulaires soyez attentifs à respecter plusieurs consignes :

• Chaque formulaire doit être signé par la personne habilitée à engager la société. Cette signature doit être
  apposée à la fin du VOLET C du Formulaire I ou/et II ou au moyen de la signature électronique avec la EID
  (e-greffe).
• Le volet B du Formulaire I doit également être signé, mais uniquement au verso afin que la signature ne se
  retrouve pas sur le document publié et ne puisse ainsi être utilisée frauduleusement. Au recto du Volet B
  du Formulaire I figurera uniquement le nom et la qualité de la personne ou des personnes ayant le pouvoir
  de représenter la société.